一、公司注册资料

1、营业执照复印件：作为会议服务公司的合法身份证明，需要提供有效的营业执照复印件。<

2、组织机构代码证：与营业执照相辅相成，用以确认公司的组织机构。

3、税务登记证：税务登记证明公司已在税务部门备案，具备纳税的资格。

4、法定代表人身份证明：公司法定代表人的身份证明文件，例如身份证复印件。

5、经营范围：清晰表明公司业务范围的文件，通常与营业执照一同提供。

二、财务资料

1、财务报表：包括资产负债表、利润表和现金流量表等，证明公司的财务状况。

2、银行开户许可证：证明公司已在指定银行开立了相应的账户。

3、纳税证明：如纳税证明、纳税申报表等，证明公司的税务合规情况。

4、财务审计报告：近期内完成的财务审计报告，展示公司的财务健康状况。

5、项目预算和成本核算：针对特定会议的预算和成本核算表格，展示公司的资金使用计划。

三、人员资质

1、会议策划人员证书：公司会议策划人员的相关证书或培训资格证明。

2、专业人员简历：会议服务团队的相关从业经历和资质证明。

3、工作经历证明：公司主要人员的工作经历证明文件，以证明其从业资格和经验。

4、员工健康证明：特别是涉及到现场服务的员工，需要提供健康证明。

5、相关行业认证：如ISO9001质量管理体系认证等，证明公司具备相应行业标准的认证。

四、场地与设备

1、场地租赁合同：若会议需在特定场地举办，需要提供场地租赁合同。

2、场地使用许可证：相关场地的使用许可证明文件，确保会议合法举办。

3、设备清单：会议所需的各类设备清单，如音响、投影仪等。

4、设备租赁合同：如有需要租赁额外设备，需要提供设备租赁合同。

5、安全审查报告：针对会议场地的安全审查报告，确保会议的安全进行。

五、保险和风险管理

1、责任保险证明：会议服务公司需要提供责任保险的证明文件。

2、风险评估报告：对会议可能存在的风险进行评估，制定相应的应对措施。

3、突发事件预案：针对突发事件制定的预案文件，确保会议期间能够及时、有效地应对。

4、应急联系人信息：列出会议期间的应急联系人及其联系方式。

5、安全演练记录：过去进行的安全演练记录，确保团队对应急情况的应对能力。

综上所述，办理上海会议服务公司所需材料和证件涵盖了公司注册资料、财务资料、人员资质、场地与设备以及保险和风险管理等多个方面。准备充分、提供完整的资料和证件将有助于顺利办理会议服务公司的相关手续。

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